厅机关各处（室、局），厅直属各单位：

为进一步规范我厅公文办理程序、提高公文处理效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）及国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）的要求，结合我厅工作实际，现就我厅公文处理的有关事宜通知如下：

一、基本原则

公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

二、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。其中，上级水行政主管部门与下级水行政主管部门系业务指导关系，应按上下级隶属关系行文。

（三）厅内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（七）“批复”文种适用于答复下级机关的请示事项；“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法（不适用于对一般性的、具体的事项提出见解）。

三、审稿和签发原则

公文送负责人签发前，应当先送厅办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》的规定。

以本厅名义制发的上行文，由厅主要负责人或者主持工作的负责人签发；涉及全局性工作的重要的下行文或平行文，由主要负责人签发；其他下行文或平行文由厅领导根据工作分管范围签发；涉及到业务交叉的文件由所涉及的厅领导共同签发。涉及技术性的文件，先由副总工、总工核稿，再按上述原则签发。

四、公文格式

（一）公文排版、印制

公文的排版、印制应严格执行《国家行政机关公文格式》标准。原则上厅机关所有公文均由厅办公室文印室统一印制（拟稿人将电子文稿拷盘到文印室）；各处（室、局）若自行印制，印制后的效果必须达到《国家行政机关公文格式》标准的要求。

（二）红头文件纸的适用

我厅现已印制普通式、上报文专用格式、信函式格式三种厅红头文件用纸以及“贵州省水利厅办公室文件”红头文件纸。各种文件纸格式及适用范围如下：

1.“贵州省水利厅文件（普通式）”红头纸，其发文机关标识上边缘至文件纸上顶边距离为62mm，适用于下行文。

2.“贵州省水利厅文件（上报文）”红头纸，其发文机关标识上边缘至文件纸上顶边距离为117mm，适用于请示、报告及向上级部门报送的意见等上行文。

3.“贵州省水利厅（信函式）”在发文机关标识下印有一条红色武文线、距下页边20mm处印有一条红色文武线，适用于以厅名义向不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、审批事项。使用信函式文件纸行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。

4.“贵州省水利厅办公室文件”适用于厅内部行文，以及经厅领导授权以厅办公室名义对外行文。

五、主题词标注要求

为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注。标注办法为：

（一）主题词包括类别词和类属词，标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词除类别词外最多不超过5个。

（二）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。　

（三）主题词应选用国务院办公厅秘书局最新修订的《国务院公文主题词表》中的具体词目进行标注。如《贵州省水利厅关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

（四）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

六、收文办理规则

（一）收到上级机关下发或交办的公文，由厅办公室提出拟办意见，送厅领导批示后办理。需紧急办理的公文，应在第一时间复印分送相关处(室、局)或直属单位办理。

（二）需要两位以上厅领导签署批示意见的公文，厅办公室应按照公文内容，按直接分管领导、相关领导、主要领导的顺序送阅，同时兼顾效率原则。

（三）审批公文时，对有请示事项或需具体办理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项或需具体办理事项的，圈阅表示已阅知。

（四）送厅领导批示或者交有关处（室、局）或厅直单位办理的公文，厅办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

七、发文规定

（一）发文份数

本单位发文，拟稿人应在发文笺上注明所需打印的份数。份数计算办法为：

1.报省人民政府的公文，请示、报告类公文报省政府办公厅一式10份，其他公文报省人民政府一式5份；

2.本厅所有对外发文（含联合发文），厅办公室均存档1份；

3.除主送单位、抄送单位外，打印份数还应计算厅内部分发的份数。

（二）公文二维条码

应积极推进公文二维条码管理，其中报省委、省人民政府的公文必须印制符合规范要求的二维条码。

（三）分发职责

文件打印好后，重要文件由厅办公室按照发文笺上注明的主送单位、抄送单位和厅内部分发范围统一分发（拟稿人在发文笺上除需注明主送单位、抄送单位外，还应注明厅内部分送范围）；一般性文件由各主办处（室、局）分发。有保密等特殊要求的，按特殊要求分发。

八、公文写作中应注意的事项

（一）公文中的人名、地名、数字、引文应准确。引用其它公文应当先引标题，后引发文字号，所引用的标题应当使用书名号。日期应当写明具体的年、月、日。年份要用全称，不应简化。

（二）文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。

（三）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”。

（四）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

                                                贵州省水利厅办公室

                                              二〇〇九年七月二十九日